Reduzieren Sie bis zu 70% Ihrer Büroarbeit
KI-Agenten, die E-Mails, Angebote, Termine und wiederkehrende Aufgaben automatisch erledigen — zuverlässig, verständlich und passend zu Ihrem Unternehmen.
Für KMU, Praxen, Dienstleister und Verwaltungen
Ihre digitalen KI-Agenten
Chatbot (KI-Web-Widget)
Beantwortet Fragen Ihrer Webseiten-Besucher rund um die Uhr, erfasst Kontaktdaten und qualifiziert Leads automatisch.
Voice-Agent (KI-Telefon)
Nimmt Anrufe entgegen, führt natürliche Telefongespräche und sendet Ihnen strukturierte Zusammenfassungen per E-Mail.
E-Mail-Agent
Sortiert, klassifiziert und priorisiert eingehende E-Mails und verfasst personalisierte Antwortentwürfe in Echtzeit.
Ticket-Agent (Service Desk)
Klassifiziert Support-Tickets, beantwortet Kundenanfragen aus dem Firmenwissen und pflegt Ihr Ticketsystem automatisch.
Termin-Agent
Synchronisiert sich direkt mit Ihren Kalendern und plant, verschiebt oder storniert Termine ohne lästiges Hin und Her.
Angebots-Agent
Erfasst Kundenwünsche und erstellt Angebote automatisch als PDF-Dokument im Hintergrund.
Buchhaltungs-Agent
Erkennt Rechnungsdaten und Belege per KI und bereitet Zahlungsabgleiche für Ihre Buchhaltung vor.
CRM-Agent (Integration)
Verbindet Ihre KI-Agenten nahtlos mit Ihrem CRM, ERP oder Datenbanken und pflegt Kundendaten in Echtzeit.
Ein System. Viele intelligente Prozesse.
Smart KI Solutions verbindet intelligente Kundenkommunikation mit KI-gestützter Analyse, strukturiertem Datenmanagement und individueller Prozessautomatisierung. Bei uns endet die KI nicht nach dem Gespräch – dort beginnt die strukturierte Weiterverarbeitung: Vom Kundenservice über die Terminbuchung bis zur Übergabe an Ihren Vertrieb.
KI-Telefonassistent
Sprachdialog & Anrufannahme
Website-Chatbot
24/7 Web-Beratung & Lead-Erfassung
E-Mail & Formulare
Schriftliche Kundenanfragen
Gesprächs- & Textauswertung
Extrahiert Anliegen, Dringlichkeit, Kontaktdaten und Kundenwünsche.
Kontrollierte Wissensbasis
Einheitliches Firmenwissen für Telefon und Web mit manueller Freigabe.
5-Agenten Lead-Scoring
Ermittelt eine fundierte Unterstützung für die Priorisierung im Vertrieb.
Direkte Terminierung in MS 365, Outlook oder Google Kalender mit Teams-Link.
StandardStrukturierte Ablage im Kanban-Board mit Briefings und Statusstufen.
StandardAutomatische Vorbereitung von Support-Tickets und Zuweisung im Team.
ErweiterungVordefinierte Vorbereitung von Angebotsentwürfen zur menschlichen Prüfung.
ErweiterungWeniger manuelle Datenerfassung
Kontaktdaten, Termine und Wünsche landen direkt strukturiert im System, statt auf Zetteln oder in Mailpostfächern verloren zu gehen.
Strukturierte Anliegenbearbeitung
Egal ob Anruf, Web-Chat oder Formular: Jedes Anliegen wird nach einheitlichen, verlässlichen Kriterien erfasst und kategorisiert.
Schnellere interne Weiterleitung
Dringende Notfälle oder qualifizierte Verkaufsanfragen werden sofort an den zuständigen Mitarbeiter übergeben.
Lückenlose Nachvollziehbarkeit
Gesprächszusammenfassungen, Notizen und Statusstufen sind im zentralen Dashboard jederzeit transparent abrufbar.
Unterstützende Lead-Qualifizierung
Das 5-Faktoren-Scoring hilft Ihrem Vertrieb, Anfragen sachlich einzustufen und die persönliche Ansprache vorzubereiten.
Kontrolliert erweiterbare Wissensbasis
Unbeantwortete Fragen werden systematisch erfasst und fließen erst nach menschlicher Prüfung durch Ihr Team in die Wissensbasis ein.
Intelligente E-Mail Automatisierung
KI-Agenten, die Posteingänge sortieren, priorisieren und personalisierte Antworten in Echtzeit verfassen – mit vollem Kontextbewusstsein.
- 90% Reduzierung der Antwortzeit
- Automatisierte Lead-Qualifizierung
Support Rund um die Uhr
Ihre Kunden erwarten sofortige Hilfe. Unsere KI löst Anfragen präzise, empathisch und ohne Warteschleifen.
Verfügbarkeit garantiert
Termin-Management
Vollautomatisierte Buchungsprozesse, die mit Ihren Kalendern synchronisiert werden – reibungslos und fehlerfrei.
Nahtlose IT-Integration
Keine Systembrüche. Smart KI Solutions integriert sich direkt in Ihre bestehende Infrastruktur (CRM, ERP, Microsoft 365, Teams).
Zum interaktiven KI-Themen-HubDie Schaltzentrale für Ihr Unternehmen
Smart KI Solutions bietet weit mehr als isolierte Chatbots oder Telefon-Assistenten. Unsere Plattform bündelt Kundenanfragen, Leads, Aufgaben, Termine und Auswertungen in einem einzigen, datenschutzkonformen System – für maximale Übersicht und reibungslose Abläufe im operativen Alltag.
Command Center
Der Startpunkt Ihres Arbeitstages
Das Command Center ist Ihre zentrale Oberfläche für die tägliche Aufgabenverwaltung. Alle offenen Vorgänge, freizugebende E-Mail-Entwürfe und Systembenachrichtigungen fließen hier übersichtlich an einem Ort zusammen.
CRM & Lead-Management
Kundenanfragen strukturiert im Griff
Anfragen aus Telefon, Webseite, Chatbot oder E-Mail werden automatisch gesammelt und strukturiert erfasst. Statusstufen (z. B. neu, kontaktiert, Antwort erhalten, Termin geplant) und Kontakthistorien lassen sich im Dashboard zentral verwalten.
Ticketsystem & Support-Management
Transparenter Kundenservice im Team
Eingehende Serviceanfragen werden automatisch in strukturierte Tickets übersetzt. Mitarbeiter können Aufgaben flexibel übernehmen, intern kommentieren und bearbeiten, damit kein Vorgang untergeht.
Executive Reporting
Strategische Berichte für Entscheider
Die Plattform bereitet Kennzahlen übersichtlich auf. Wöchentliche oder monatliche Zusammenfassungen bieten einen transparenten Einblick in operative Leistungen, Effizienzgewinne und Optimierungspotenziale.
GEO- & SEO-Wächter
Sichtbarkeit in Suchmaschinen und KI
Analysiert fortlaufend die Auffindbarkeit Ihres Unternehmens bei Suchanfragen sowie in modernen, KI-gestützten Antwortmaschinen. Das System hilft dabei, inhaltliche Lücken zu schließen.
Buchhaltung & Zahlungsübersicht
Unterstützung bei der Finanzadministration
Hilft bei der Vorbereitung von Angeboten und Rechnungen direkt aus dem CRM. Visualisiert Rechnungsstatus und Zahlungseingänge zur Übersicht. Die finale Prüfung verbleibt stets beim Unternehmen oder Steuerberater.
Automatisches Termin-Routing
Reibungslose Koordination ohne Mailschleifen
Erkennt terminrelevante Kundenwünsche und schlägt passende Zeitfenster vor. Die Buchung erfolgt automatisch im Kalender des zuständigen Mitarbeiters – ganz ohne Abstimmungsaufwand.
Automatische Hintergrundprozesse
Unsichtbare Produktivität rund um die Uhr
Während Ihr Team schläft, führt die Plattform im Hintergrund Routineaufgaben aus. Datenpflege, nächtliche Strukturierung eingehender Leads oder Systemprüfungen bereiten den Tag optimal vor.
* Hinweis: Eine Anbindung an bestehende CRM-, E-Mail-, Buchhaltungs- oder Ticketsysteme ist je nach Projekt individuell möglich. Alle Prozesse werden datenschutzkonform nach dem Prinzip „Datenschutz durch Technikgestaltung“ umgesetzt. Ergebnisse hängen von der individuellen Ausgangslage, Datenqualität, Prozessen und Umsetzung ab.
Spezifische KI-Lösungen für den Mittelstand.
Hohe manuelle Aufwände in der Kundenakquise und im Support binden wertvolle Ressourcen in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU). Wir bieten maßgeschneiderte KI-Lösungen speziell für Steuerberater, Handwerker und Hausverwaltungen in Hamburg, Schleswig-Holstein sowie im gesamten deutschsprachigen Raum (DACH), um genau Ihre Branchen-Herausforderungen zu lösen.
Flexibler Tech-Stack
Modulare Architektur (TypeScript, Next.js, Python, Supabase) für eine nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme.
Entlastung um 50%
Automatisierte Standardprozesse schaffen freie Kapazitäten und beschleunigen die Reaktionszeiten auf Kundenanfragen.
Messbare Erfolge: Voice-Agent im Handwerk
KMU verpassen täglich wertvolle Leads, weil Anfragen im Support oder Vertrieb dezentral und unstrukturiert auflaufen. Ein Handwerksbetrieb nutzt beispielsweise unseren modular konzipierten KI-Telefonagenten in Kombination mit einem Lead- und CRM-Management zur automatisierten Kundenansprache.
Automatisierte Lead-Erfassung
Eingehende Telefonate werden rund um die Uhr DSGVO-konform erfasst und verarbeitet.
+40%
Lead-Erfassung
-20%
Verpasste Anrufe
Ergebnis nach 3 Monaten Laufzeit
- Automatisierte Anrufannahme & Vorqualifizierung rund um die Uhr.
- Direkte, strukturierte Übernahme der Kundenwünsche ins CRM-System.
- Spürbare administrative Entlastung des Büroteams.
Fragen & Antworten
Hier finden Sie Antworten zu unseren KI-Agenten, dem Ablauf und den Vorteilen von Generative Engine Optimization (GEO).
Bereit für den nächsten Schritt?
Lassen Sie uns in einem unverbindlichen Gespräch analysieren, wie viel Effizienz wir in Ihrem Unternehmen freisetzen können.